La gestion du temps

« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps » Théophraste

Il semble qu’il n’y ait jamais assez de temps dans la journée. Mais, puisque nous avons tous les mêmes 24 heures, comment se fait-il que certaines personnes obtiennent tellement plus de résultats avec leur temps que d’autres ? La réponse réside dans une bonne gestion de temps. En effet, optimiser et gérer au mieux le temps, permet de gagner en productivité dans de nombreux domaines. Cela permet également d’avoir une meilleure visibilité sur de nombreux projets, et de concilier entre sa vie privée et sa vie professionnelle. Gérer son temps, c’est gagner en cohérence sans pour cela atteindre la perfection, c’est donner du sens au temps, c’est un état d’esprit qui échappe aux révolutions technologiques. La gestion du temps est un apprentissage qui fait du bien : elle permet de prendre du recul par rapport à ses propres habitudes, d’accorder un temps adapté à chaque tâche, et d’éviter d’en perdre.

Quel est l’impact de la gestion de temps sur le travail ?

La gestion de temps peut avoir un impact significatif dans votre travail, que ce soit au niveau de : • Sa qualité, • Son efficacité, • Le sentiment positif que vous aurez en exécutant votre plan.

Des règles à respecter pour une gestion du temps performante

Cela apparaît donc comme une évidence, une bonne organisation est toujours synonyme de bonne efficacité et d’une bonne gestion du temps, des délais, et des priorités. Afin de développer une gestion de temps efficace, il faut donc suivre quelques règles et respecter quelques conditions : • Déterminer les objectifs ainsi que les délais associés, en considérant les objectifs comme réalisables, concrets, et mesurables ; • Préparer suffisamment le travail en faisant appel au temps disponible, tout en optimisant ce dernier autant que possible pour réduire au maximum les délais de réalisation ; • Établir un classement des tâches en fonction de leur priorité ; • Contrôler la gestion du temps en analysant les résultats obtenus en comparaison de l’investissement de temps nécessaire par rapport à celui estimé en amont. L’objectif final est donc de planifier les tâches les plus rentables et performantes en premier, en leur associant la ressource de temps nécessaire à leur mise en place. Pour avoir plus de lisibilité dans la liste des tâches à classer, on peut répartir ces dernières en plusieurs catégories : • Les tâches importantes mais sans urgences, qui devront être sujettes à planification ; • Les tâches importantes et urgentes, qui devront être réalisées en premier ; • Les tâches à moindre importance et urgence, qui seront réalisées en dernier ; • Les tâches à moindre importance, mais urgentes, qui devront être déléguées.

Les trois composantes de la gestion du temps	Les deux dimensions de la gestion du temps
– Réaliser un ensemble de tâches – Dans des contraintes de temps – Pour atteindre un objectif.	– Faire ce qui m’est demandé – Faire ce qui est important et urgent.

Techniques pour améliorer la gestion du temps :

Le pendulage : Cette méthode fondée sur le chronométrage, permet d’évaluer la moyenne de temps nécessaire à l’exécution de travaux administratifs répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. Il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l’exécution d’une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature. Temps d’exécution moyen d’une tâche = temps global/nombre de tâches Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d’organiser le travail. L’auto-analyse continue : La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. Elle est basée sur l’enregistrement, par l’exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d’exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’auto pointage. La planification : Ordonnancer des activités, les planifier, c’est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l’utilisation des moyens : hommes, machines. La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle repose sur Trois actions importantes : 1. Définir les tâches de manière claire et préciser le délai d’exécution par rapport à chaque tâche en précisant ce qui est prioritaire par rapport à ce qui ne l’est pas. 2. Tenir un agenda : Pour les activités courantes, l’indispensable agenda-papier sert d’aide-mémoire et de base pour l’organisation du travail. C’est l’outil de planification le plus courant. L’agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif. C’est alors un agenda classique tenu sur ordinateur. 3. Assurer le suivi et évaluation des actions afin de : • Suivre les réalisations par rapport aux prévisions concernant l’exécution d’une action, ou le déroulement d’une activité, • Evaluer de manière régulière les différentes phases, • Réaliser des contrôles sur l’avancement des travaux. Une formation en gestion du temps est une alternative pour les professionnels qui souhaitent gagner en performance. Durant les apprentissages, ils apprendront à identifier les priorités et bénéficieront des astuces nécessaires pour ne perdre aucune minute. Après les cours, les ressources pourront fournir de meilleurs résultats. De plus, une fois que les méthodes seront acquises, la mise en œuvre se fera d’une manière naturelle au bout d’un certain temps. La personne gagnera ainsi en productivité et en efficacité. Sources : – Jobphoning – Blog gestion de projet – Demos – Service uc